Cotización de Servicios de Diseño Gráfico [Free Template]

Independientemente de que seas un diseñador gráfico autónomo con muchos clientes o un proveedor de servicios externos para pocas empresas, hay algunas consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de preparar una cotización de servicios de diseño gráfico. Así, el cliente y el diseñador manejarán la misma información. Posteriormente, el cliente procede a contratar el servicio de diseño.

La cotización es decisiva para cualquier diseñador gráfico que trabaje como freelance. Mediante este documento se informa a los clientes o a los prospectos de la inversión que supone el servicio que solicitan, sin que ello suponga ningún compromiso o contrato. Por otro lado, es un documento que debe demostrar la capacidad y el profesionalismo del diseñador, por lo que es importante cuidar tanto su contenido como su presentación. De este modo, la cotización será atractiva para el receptor.

Tabla de Contenido

• Cotización
• ¿Cómo es una cotización?
• ¿Qué es y qué no es?
• Diferencia entre cotización y propuesta
• ¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar un estimado de costos?
• ¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar una cotización?
• ¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar una oferta?
• ¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar una propuesta?
• ¿Cuál es el valor del servicio?
• Elementos de la Cotización
• ¿Qué contiene una Cotización de Servicios de Diseño Gráfico?
• Elementos Básicos de una Cotización
• Nombre del diseñador
• Información de contacto del diseñador
• Fecha
• Nombre del cliente
• Persona de contacto
• Información de contacto
• Descripción
• Precio de los servicios, precio unitario y precio total
• Condiciones de pago
• Firma
• Elementos opcionales en una cotización
• Fecha de validez o de caducidad
• Numeración
• Embalaje y envío
• Condiciones de entrega
• Plazos de tiempo
• Descuento
• Firma de aprobación
• Diseño de una Cotización
• ¿Qué aspecto debería tener una Cotización de Servicios de Diseño Gráfico?
• Formato
• Maquetación
• Marca
• Lenguaje
• Algunas Consideraciones
• Transparencia
• Precio vs. Calidad
• Plantillas

Cotización

¿Cómo es una cotización?

El formato de la cotización debe ser claro, completo y fácil de entender. Al desglosar los servicios, que se van a prestar, se debe colocar de forma ordenada junto con sus correspondientes precios. El desglose ayudará a que los clientes potenciales perciban claridad y transparencia en el documento que reciben. Por lo tanto, se sienten confiados en el servicio que prestará el diseñador. Esta sensación de confianza puede acelerar el proceso de negociación y el cierre del trato.

Además, la cotización puede incluir las condiciones en las que se ofrecerán los servicios y los posibles descuentos. Tenga en consideración el tipo de proyecto y la relación con el cliente.

Este documento no suele ser muy largo. Dependiendo de lo que se cotice, puede tener entre 1 y 2 páginas. Algunas personas tienden a confundir una propuesta con una cotización. Las propuestas son más extensas porque llevan más información. En el mismo sentido, una cotización también suele llamarse estimación de costes. La definición de estimación, cotización, oferta y propuesta puede ser confusa y difiere según el sector, pero entender su diferencia es crucial para cumplir lo que los clientes o prospectos han solicitado y esperan recibir.

¿Qué es y qué no es?

Diferencia entre cotización y propuesta

Dependiendo del tipo de proyecto o servicio prestado, se puede enviar una cotización al cliente especificando únicamente los detalles del precio. Se puede enviar una propuesta, que incluiría más información y, por supuesto, el desglose del precio. ¿Cuándo se envía uno u otro? En este punto, es necesario conocer de antemano la diferencia entre los términos estimación, cotización, oferta y propuesta para responder con la cantidad de información que el cliente espera recibir.

Las definiciones que aquí se ofrecen corresponden a mi experiencia como diseñadora independiente y a los criterios que vengo utilizando con mis clientes.

¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar un estimado de costos?

Un estimado de costos es, como su nombre lo indica, una aproximación de cuánto costará el servicio prestado por el diseñador gráfico. Se suele presentar a los clientes potenciales que requieren información rápida sobre cuánto tendrán que invertir para completar un proyecto de diseño. Los detalles son generales, mínimos y concisos, ya que no se ha concertado ninguna reunión, física o virtual, para conocer los requisitos o necesidades del cliente potencial. De todos los documentos que se detallan, éste es el que menos información contiene. Sólo se especifican los precios y algunas condiciones estándar del servicio.

En este caso, se recomienda añadir una nota sugiriendo una reunión para hablar de los detalles del proyecto — las necesidades del cliente potencial — y poder enviarle una cotización más precisa y personalizada.

¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar una cotización?

La cotización suele presentarse después de una reunión con el prospecto o cliente y de que se hayan ultimado los detalles del proyecto. En consecuencia, se puede presentar un documento con los detalles específicos mencionados durante la reunión, incluyendo el alcance del proyecto, los plazos y las exclusiones o condiciones del servicio.

Una vez terminada la reunión, el jefe o cliente pedirá al diseñador un pitch lo antes posible, por lo que se sugiere enviar este documento en un plazo de 24 horas. Para esta tarea, es importante:

• Tener claros todos los requisitos del cliente o del prospecto. Se sugiere hacer todas las preguntas necesarias durante la reunión y aclarar todas las dudas que tengan ambas partes, tanto el diseñador como el prospecto o el cliente.
• Tener una lista de precios o una tarifa propia. Es conveniente manejar una lista de precios y tener esta información a mano.
• Tener una modelo de cotización. El proceso será más rápido si el documento está hecho y sólo hay que rellenar los espacios con la información específica y enviarlo lo antes posible.

¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar una oferta?

Las ofertas se utilizan en los casos en los que se ha detallado el proyecto, incluyendo una aproximación al precio que se está dispuesto a pagar. Este documento suele presentarse en las ofertas de entidades gubernamentales u ONG que buscan un contratista — un diseñador gráfico en este caso — que cumpla todos los requisitos y ofrezca el mejor precio.

Una oferta tendrá más detalles que los estimados y las cotizaciones. Aunque las ofertas y las propuestas son similares, las propuestas tienen más detalles.

¿Cuándo debería un diseñador gráfico presentar una propuesta?

La propuesta contiene información mucho más específica que el estimado de costes, la cotización y la oferta. El desglose será mucho más detallado especificando los precios unitarios y totales, los plazos de entrega y los resultados.

Las propuestas suelen enviarse cuando uno está preseleccionado entre otros diseñadores y necesita mostrarse más profesional y competitivo. Está el caso del cliente meticuloso, exigente y organizado que suele preferir información más detallada. Están los clientes potenciales que, debido al elevado importe de la inversión y a la falta de relaciones comerciales previas, requerirán más información para establecer la confianza.

En cualquier caso, la clave de una propuesta estará, no sólo en su información detallada, sino en mostrar el valor que se puede ofrecer al cliente o al prospecto: los resultados que se conseguirán con la conclusión del proyecto diseñado. Se recomienda tomarse el tiempo necesario para construir una propuesta excelente y mostrar el valor del servicio.

¿Cuál es el valor del servicio?

El valor puede adoptar diversas formas:

• Ahorro de dinero a la empresa
• Incremento de los beneficios
• Reducción de los gastos del cliente
• Ahorro de tiempo en las operaciones

Debido al grado de relación, algunos clientes pueden proporcionar detalles de lo que esperan en la propuesta y las posibles soluciones a sus necesidades. En el caso de los clientes potenciales, donde no existe esta relación previa, se recomienda presentar información de apoyo. Esto puede incluir testimonios de clientes anteriores para establecer la credibilidad o incluso un portafolio profesional.

Algunas propuestas también incluyen un lugar para que el cliente firme la recepción. Esta característica también se incluye en los estimados de costes y en las cotizaciones. Sin embargo, esto no debe considerarse de ningún modo como un contrato. La acción de firmar el documento representa la aceptación por parte del cliente o prospecto de las condiciones y términos establecidos en estos documentos. Por otro lado, es posible tomar la información contenida en el documento para preparar un contrato formal.

Además del lugar de la firma, la cotización tiene otras características y detalles. Algunos son opcionales; otros deben incluirse en este documento. Entender cómo crear una cotización de servicios de diseño gráfico representa dos retos:

• determinar qué información debe incluirse (contenido).
• cómo deben colocarse (diseño).

Elementos de la Cotización

¿Qué contiene una Cotización de Servicios de Diseño Gráfico?

La elaboración de una cotización de servicios de diseño gráfico implica muchas consideraciones. Aparte del diseño de la cotización, el contenido es fundamental. Si el documento carece de alguna información clave, podría retrasar la negociación o ser rechazado. Todo diseñador debe tener claro qué datos o características debe incluir.

Elementos Básicos de una Cotización

Estos son los elementos que deben figurar en una cotización:

Nombre del diseñador

Puede ser el propio nombre del diseñador o su marca. Incluir el número de identificación fiscal es opcional.

Información de contacto del diseñador

Teléfono, correo electrónico, dirección, etc. Se pueden incluir las redes sociales.

Fecha

El día en que se realizó la cotización.

Nombre del cliente

Si se trata de un particular, se utilizará el nombre propio del cliente. Si se trata de una empresa o institución, se puede utilizar el nombre comercial o la razón social de la empresa.

Persona de contacto

A veces, la comunicación con la empresa se realiza a través de un responsable.

Información de contacto

Teléfono o móvil, correo electrónico, dirección, etc.

Descripción

Cada proyecto/servicio se desglosa de forma ordenada y clara para facilitar su lectura y comprensión. Se recomienda incluir las cantidades.

Precio de los servicios, precio unitario y precio total

Cada proyecto/servicio detallado en la descripción debe tener su valor correspondiente. Normalmente, sólo se utilizan los precios totales, pero se recomienda añadir una columna de precios unitarios en caso de que los clientes o prospectos lo soliciten. Al final de la columna de total, se añade el subtotal, los impuestos (IVA o ITBMS) y el total.

Condiciones de pago

Se establecen diferentes opciones: por cheque, en efectivo, por transferencias ACH, etc. Además, se indican los datos del remitente de la transferencia a quien se le harán los cheques. Asimismo, se debe establecer el porcentaje de pagos.

Si el proyecto no lleva mucho tiempo, se suele exigir un anticipo del 50% del total del proyecto y un 50% contra entrega. Si el proyecto va a durar meses, algunos diseñadores dividen el porcentaje según las fases o etapas del proyecto. Por poner un ejemplo: se puede pedir un 40% de abono inicial, un 30% al final de la primera fase del proyecto y el otro 30% a la entrega. No se recomienda iniciar un proyecto sin un pago inicial.

Firma

La línea o espacio para colocar una firma o sello de recibido.

Elementos opcionales en una cotización

Otras características que son elegibles:

Fecha de validez o de caducidad

En muchos sectores, las cotizaciones tendrán estos términos para protegerse. Por ejemplo, en la construcción, el precio de los materiales puede subir y bajar de un día para otro. Lo mismo ocurre con el negocio de la alimentación, donde el precio de los ingredientes cambia. Por lo tanto, los precios de la cotización pueden no ser adecuados. En el sector del diseño gráfico, el bien que más fluctúa es el tiempo (la disponibilidad). En consecuencia, algunos diseñadores gráficos prefieren incluir este elemento.

Numeración

Esta información ayudará a una mejor organización del diseñador.

Embalaje y envío

En caso de que el material diseñado sea físico, hay que especificar cómo se empaquetará y enviará. Los costes de este pedido también se incluyen en la descripción y el desglose del precio.

Condiciones de entrega

Si el proyecto es un diseño para impresión, se debe especificar si sólo se entregará el archivo o si la impresión del archivo es responsabilidad del diseñador, en cuyo caso tiene un coste adicional. También hay que especificar en qué formato se entregará el proyecto. Si se trata de un sitio web, el proyecto se entrega cuando el sitio está en línea o sólo como prototipo. Si se trata de un vídeo, hay que especificar si se entregará en .mp4 o .mov, en un CD o por WeTransfer.

Plazos de tiempo

Estimación de los tiempos de cada revisión y etapas hasta la entrega final.

Descuento

A veces no es necesario bajar el precio de un artículo para considerarlo un descuento. Se puede incluir en la cotización algo que no formaba parte de lo que se habló en un principio y que se considera de valor para el cliente.

Firma de aprobación

Se distingue entre la firma de recepción y la de aprobación porque no siempre es la misma persona la que realiza ambas funciones. Por ejemplo, la persona que es el contacto entre la empresa y el diseñador puede firmar el recibo, pero una persona con un cargo más alto es la que aprueba.

Diseño de una Cotización

¿Qué aspecto debería tener una Cotización de Servicios de Diseño Gráfico?

Para los diseñadores gráficos, la funcionalidad y la estética de la cotización son imprescindibles. Su aspecto forma parte de la imagen que comunica la marca de un diseñador. Esto revelará su carácter profesional.

Formato

A menudo se utiliza el tamaño 8,5 “x11” (tamaño del papel en EE.UU.) o el tamaño A4; la orientación, vertical. El documento debe diseñarse teniendo en cuenta que será impreso o no por el destinatario.

Maquetación

La distribución de los elementos dentro del formato es una cuestión muy particular de cada diseñador. Sin embargo, la cabecera, las descripciones y las condiciones siempre estarán presentes en este orden jerárquico.

Marca

Logo: el logotipo del diseñador debe formar parte del diseño de la cotización. Suele colocarse cerca de la información de contacto del diseñador.

Elementos de diseño: la paleta de colores, así como la tipografía y los estilos, deben mantenerse de acuerdo con el manual de identidad visual del diseñador.

Lenguaje

El lenguaje verbal y visual debe ser formal y tan serio como lo permita la marca del diseñador. La cotización tiene que ver con dinero y nadie se toma estas cuestiones a broma ni a la ligera. Este documento refleja la identidad del diseñador gráfico, así que cuide los elementos visuales para comunicar esa identidad. Tenga en cuenta que el diseñador no estará presente durante la lectura de la cotización. Se recomienda crear un documento muy bien redactado y visualmente funcional. De ese modo, el cliente o prospecto podrá recibir la información y analizarla cómodamente.

Algunas Consideraciones

Un cliente puede pedir cotizaciones a varios diseñadores para ver quién ofrece el precio más bajo y la mejor calidad. También se da el caso de que el diseñador ya ha sido elegido para el proyecto, pero la empresa u ONG exige más propuestas y puede pedir a cualquier diseñador desconocido este documento para legitimar la elección del diseñador ya elegido. Esta práctica no me parece ética, pero es completamente legal.

En cualquier caso, si el diseñador no conoce al prospecto, se recomienda simplemente enviar una estimación de costes, y solicitar amablemente una reunión para obtener más información.

Transparencia

Se recomienda elaborar una lista de los servicios ofrecidos — como papelería, folletos, banners para la web, publicaciones en redes sociales o sesiones fotográficas — con su respectivo precio unitario. De este modo, se puede acceder rápidamente a la información.

Otra ventaja de tener una lista de precios es la coherencia de la información. Si el diseñador da un precio al cliente y luego, un tiempo después, se da otro precio para el mismo tipo de proyecto o servicio, esta inconsistencia crea confusión y falta de confianza. La cotización refleja la personalidad del diseñador. Debe transmitir siempre honestidad y transparencia.

Precio vs. Calidad

A veces, el diseñador fija precios muy bajos para competir y ganarse al cliente. Esta práctica no es recomendable. Por un lado, crea canibalismo entre los diseñadores, perjudica al mercado. Por otro lado, el cliente percibe al diseñador como un artesano barato.

Es importante saber en qué mercado se compite, qué tipo de cliente o prospecto es el objetivo. A veces es conveniente tener una relación comercial a largo plazo con pocos clientes que conozcan la capacidad del diseñador y estén dispuestos a pagar por su trabajo, en lugar de intentar “pescar” todos los prospectos que solicitan una cotización.

Plantillas

Como se ha recomendado anteriormente, la cotización debe enviarse en un plazo de 24 horas. Para agilizar este proceso, puede disponer de una plantilla de la cotización para que sólo tenga que rellenar los campos con la información correspondiente. Esta plantilla debe estar en formato digital (MS Word, MS Excel, PDF, etc.).

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